Die meisten Tools erscheinen zum Start von Projekten überdimensioniert. Es besteht häufig die Annahme, "es könne einfacher" gemacht werden. Im Verlauf der Projekte stoßen die Vereinfachungen meist schnell an ihre Grenzen: Es wird deutlich, weshalb die anfangs verworfenen Tools auch jene Hilfen anbieten, die zum Start keine Rolle spielen.

Oder umgekehrt: Die Anwendung und Pflege der Tools wird für wichtiger angesehen als das operative Projektmanagement. Die VPMA hilft den Beteiligten besser zu erkennen, welche Tools nach der Art der Projekte und des Projektmanagements notwendig und ausreichend sind.